La conservazione sostitutiva delle fatture

ott 28, 2013 Commentalo ! Autore Davide Prandini

La conservazione sostitutiva è una recente metodologia di conservazione dei documenti in formato digitale anziché cartaceo grazie all’utilizzo di un protocollo elettronico condiviso. Questa modalità di conservazione dei documenti, negli ultimi anni anche favorita dalle norme introdotte dal Legislatore, può risultare particolarmente utile per le aziende pubbliche ma anche private. Molto spesso infatti le aziende si trovano a dover archiviare e gestire centinaia di documenti cartacei che però richiedono spazio e denaro.

Da questo punto di vista la conservazione sostitutiva costituisce una opportunità molto conveniente per la gestione dei documenti aziendali e in particolare per le fatture. Vediamo di seguito quali sono tutte le fasi principale per l’archiviazione delle fatture in modalità elettronica.

  • La fattura può essere originariamente in formato elettronico oppure cartaceo; in ogni caso verrà archiviata in formato digitale;
  • Sul documento dovrà essere apposta la cosiddetta firma digitale;
  • grazie al processo di archiviazione la fattura entrerà a fare parte dei lotti di conservazione;
  • I lotti vengono marcati temporalmente grazie a sistemi esterni di certification authority e in seguito firmati da responsabile dell’archiviazione. In questo modo i lotti non saranno più modificabili.

 

Quali sono i vantaggi della archiviazione sostitutiva?

Bisogna precisare che l’archiviazione sostitutiva non costituisce un “lusso” per le aziende che decidono di implementarla ma, piuttosto, un utile procedura per risparmiare denaro e gestire i documenti in maniera ottimizzata. I vantaggi nello specifico sono:

  • facilità nella ricerca del documento
  • riduzione dei materiali e degli spazi;
  • condivisione del documento facilitata;
  • trasmissione telematica dei documenti

     

 

 

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